Als je dagelijks Pipedrive implementeert voor klanten, zie je het systeem van dichtbij. Je leert wat het goed doet, maar ook waar het wringt. Bij Upsmart doen we dit voor meer dan 200 organisaties, en we zijn eerlijk: Pipedrive is een sterk systeem, maar het heeft reële beperkingen. Dit artikel gaat daar niet omheen.
Dit is geen aanvalsartikel. We werken met Pipedrive omdat we er oprecht in geloven als de beste CRM-keuze voor het MKB. Maar juist omdat we het systeem zo goed kennen, kunnen we ook zeggen waar het tekortschiet. En dat is precies de informatie die je nodig hebt als je overweegt te kiezen, of al hebt gekozen.
Belangrijkste inzichten uit dit blog
- Personalisatievelden in hyperlinks ontbreken volledig, terwijl vrijwel elk ander platform dit al jaren ondersteunt.
- Multi-persoon deals zijn in veel sectoren de norm, maar Pipedrive’s architectuur is er niet op gebouwd.
- Checklists en sub-activiteiten bestaan niet natively, waardoor multi-stap processen altijd een externe tool vragen.
- Voor elke gap bestaat een workaround, maar die kost altijd iets: tijd, geld of extra beheerlast.
- Pipedrive blijft voor de meeste MKB-salesteams de beste keuze, maar er zijn situaties waarin je serieus moet overwegen of het past.
De drie grootste functionaliteitsgaps in Pipedrive
1. Personalisatievelden in hyperlinks
Ken je dat gevoel dat je een mooie, gepersonaliseerde klantervaring wilt opzetten, maar het systeem je daarin tegenhoudt? Dat is precies wat er gebeurt bij hyperlinks in Pipedrive-e-mails.
In de praktijk wil je als salesteam links sturen die dynamisch zijn ingevuld: een Calendly-link met de naam van de ontvanger vooraf ingevuld, een onboardingformulier met de bedrijfsnaam al klaar, of een boekingspagina die direct aansluit op de deal. Dat zijn geen luxewensen, dat is gewoon hoe professionele klantcommunicatie er tegenwoordig uitziet.
Pipedrive ondersteunt dit niet natively. Je kunt geen samengestelde URL bouwen met CRM-velden als parameter. Dat betekent dat je als gebruiker kiest uit drie opties, en geen van alle is ideaal. Je bouwt de link in een extern systeem zoals Make.com en slaat het resultaat op in een custom field, wat technisch werkt maar moeilijk te beheren is. Je plakt de volledige URL als platte tekst in de e-mail, wat er onprofessioneel uitziet. Of je vraagt de klant de link zelf te kopiëren en plakken, wat eigenlijk geen optie is.
De Make.com-aanpak is de meest robuuste workaround: bouw de logica buiten Pipedrive, sla de gegenereerde link op in een veld, en gebruik dat veld in je e-mailtemplate. Het werkt, maar het voegt een extra laag toe aan je CRM-beheer die je liever niet hebt. Voor teams waarbij gepersonaliseerde linkflows centraal staan in het sales- of onboardingproces, is dit een serieuze beperking. Als je in consultancy, SaaS of professionele dienstverlening werkt en schaalt met geautomatiseerde klantcommunicatie, merk je dit dagelijks.
2. Multi-persoon deals
In vastgoed, finance en consultancy is één beslisser per deal eerder uitzondering dan regel. Koppels die samen een huis kopen, zakenpartners die gezamenlijk een dienst afnemen, of commissies die een offerte beoordelen: het zijn situaties waarbij meerdere contactpersonen aan één deal hangen.
Pipedrive heeft hiervoor de Participants-feature. Die doet wat het belooft: je kunt contactpersonen koppelen aan een deal. Maar zodra je vanuit die deal een e-mail wilt sturen, ben je weer terug bij één persoon. De automation en communicatie zijn niet gebouwd om meerdere ontvangers per deal te ondersteunen.
De meest gevraagde oplossing is eigenlijk heel eenvoudig: geef gebruikers de mogelijkheid om bij het opstellen van een e-mail vanuit een deal ook de participants toe te voegen als ontvangers. Liefst als toggle in de instellingen. Dat is geen grote architectuurwijziging, maar het lost een dagelijks knelpunt op voor een groot deel van de gebruikers.
De huidige workaround is handmatig: je voegt de extra contactpersonen zelf toe aan elke e-mail. Dat werkt, maar het is foutgevoelig en tijdrovend. En als je werkt met sales automation in Pipedrive, valt dit gedeelte van het proces buiten de automation. Dat is een gemis.
Voor teams waarbij co-decision making formeel onderdeel is van het verkoopproces, en waarbij je meerdere geautomatiseerde contactmomenten hebt met alle betrokkenen, is dit een structurele beperking die je niet eenvoudig omzeilt.
3. Checklists en sub-activiteiten
Een activiteit in Pipedrive is enkelvoudig. Je maakt een taak aan, je vinkt hem af. Dat is het. Er is geen mogelijkheid om stappen of vereisten toe te voegen aan een activiteit.
Voor eenvoudige salesprocessen is dat prima. Maar zodra je te maken hebt met multi-stap processen, wordt het een probleem. Denk aan offertevoorbereiding waarbij je documenten verzamelt, cijfers doorrekent, een document opstelt en goedkeuring vraagt. Of een klantintake met meerdere contactmomenten en controlepunten. Of due diligence bij een grotere deal.
Al die situaties vragen om een structuur die Pipedrive natively niet biedt. Je hebt altijd een externe oplossing nodig.
Er zijn twee workarounds die wij in de praktijk zien werken. De eerste, en in onze ogen de beste, is het gebruik van een extra pipeline als lichtgewicht projectmanagementpipeline. Elke fase in die pipeline vertegenwoordigt een stap in het proces. Dat klinkt misschien omslachtig, maar het werkt verrassend goed en blijft binnen Pipedrive. De Projects-module is er ook, en door de laatste doorontwikkelingen wordt deze ook zeker als een alternatief aanbevolen.
De tweede optie is een koppeling met een externe tool zoals Trello, Asana of Monday via Make.com. Dat geeft je meer projectmanagementmogelijkheden, maar voegt ook complexiteit toe. Voor teams waarbij interne procesopvolging net zo belangrijk is als dealtracking, is dit een punt dat je serieus moet meewegen bij de keuze voor Pipedrive.
Kleinere beperkingen die dagelijks opduiken
Naast de drie grote gaps zijn er een paar kleinere beperkingen die regelmatig terugkomen in de praktijk.
De mobiele app toont geen productnoten, wat een nadeel is voor buitendienstteams die onderweg offertes of productspecificaties raadplegen. Native webhooks en automatiseringen zijn beperkt in functionaliteit; Make.com is in de praktijk betrouwbaarder en goedkoper dan de Data Hub add-on die Pipedrive zelf aanbiedt. En het sluiten van het community forum, waar jarenlang feature requests werden bijgehouden, heeft bij ervaren gebruikers wantrouwen gewekt over de transparantie van de roadmap. Dat gevoel begrijpen we.
Is overstappen naar HubSpot het antwoord?
Het is een logische gedachte: als Pipedrive deze functies mist, is HubSpot dan de oplossing? Het eerlijke antwoord is: soms, maar niet automatisch.
HubSpot lost een aantal van de genoemde gaps op. De marketing- en automationmogelijkheden zijn uitgebreider, en de architectuur is meer gebouwd op multi-contact communicatie. Maar de prijsopbouw verandert snel zodra je functies nodig hebt die bij Pipedrive standaard zijn. Wat begint als een aantrekkelijk instaptarief, loopt al snel op als je serieuze salesfunctionaliteit wilt.
Een overstap betekent ook herimplementatie: datamigratiekosten, hertraining van je team, nieuwe automatiseringen bouwen. Dat is niet niks. In ons artikel over de Pipedrive vs. HubSpot vergelijking zetten we de afweging uitgebreider uiteen voor wie dat wil verdiepen.
HubSpot is een serieuze optie voor organisaties die schalen en meer marketingintegratie nodig hebben. Maar voor kleinere commerciële teams met een overzichtelijk salesproces en een beperkt budget is het lang niet altijd de betere keuze.
Voor wie is Pipedrive ondanks deze gaps nog steeds de beste keuze?
Pipedrive presteert sterk voor teams die een overzichtelijke, snelle pipeline-CRM nodig hebben. De prijs-kwaliteitsverhouding is aantrekkelijk, de interface is snel te leren, en de adoptie binnen teams verloopt een stuk soepeler dan bij complexere systemen.
De workarounds via Make.com zijn voor technisch ingestelde teams goed beheersbaar. En voor de meeste MKB-salesteams geldt dat ze simpelweg de gaps niet raken die in dit artikel worden beschreven.
| Pipedrive werkt goed als… | Overweeg een alternatief als… |
| Je salesproces lineair en overzichtelijk is | Gepersonaliseerde linkflows centraal staan |
| Je team snel wil starten zonder zware implementatie | Multi-stakeholder deals de norm zijn |
| Budget en adoptie prioriteit hebben | Interne procesopvolging net zo zwaar weegt als dealtracking |
| Je de ontbrekende features niet dagelijks raakt | Je uitgebreide marketingintegratie nodig hebt |
“De grootste fout die bedrijven maken bij de selectie van een CRM is zoeken naar het perfecte systeem. Dat bestaat niet. De vraag is welk systeem het beste past bij hoe jouw team werkt, en welke beperkingen je kunt leven. Dat gesprek voeren we bij Upsmart altijd eerlijk.”
Mark Kranenburg, oprichter Upsmart
Wat ook helpt: kijk niet alleen naar wat een systeem mist, maar ook naar wat het wél goed doet. In ons artikel over de voordelen van Pipedrive als CRM staat dat overzicht helder uitgewerkt.
Veelgestelde vragen over Pipedrive beperkingen
Kan Pipedrive omgaan met deals waarbij meerdere contactpersonen betrokken zijn?
Ja, via de Participants-feature kun je meerdere contactpersonen aan een deal koppelen. Maar de automation en e-mailcommunicatie zijn niet volledig op meerdere ontvangers ingesteld, wat handmatig werk vraagt bij elke communicatie.
Hoe los je het ontbreken van checklists in Pipedrive op?
De meest werkbare oplossing is een extra pipeline gebruiken als lichtgewicht projectmanagementtool. Elke fase vertegenwoordigt een processtap. Alternatieven zijn koppelingen met Trello, Asana of Monday via Make.com.
Is HubSpot een betere keuze dan Pipedrive voor MKB?
Niet per definitie. HubSpot biedt meer marketingfunctionaliteit, maar de prijs loopt snel op en de implementatie is complexer. Voor salesgerichte MKB-teams met een overzichtelijk proces is Pipedrive vaak de betere en goedkopere keuze.
Zijn de beperkingen van Pipedrive dealbreakers?
Dat hangt volledig af van je gebruik. Teams die gepersonaliseerde communicatieflows, multi-stakeholder deals én interne procesopvolging allemaal centraal stellen, lopen vaker tegen de grenzen aan. Voor de meeste salesteams zijn de gaps goed te omzeilen.
Conclusie
Pipedrive is een sterk systeem voor wie het goed inzet, maar de gaps zijn reëel. Wie ze kent vóór de implementatie, kan er bewust mee omgaan of een andere keuze maken. Als implementatiepartner is onze taak niet om software te verkopen, maar om te zorgen dat de keuze past bij jouw organisatie.
Wil je weten of de beperkingen van Pipedrive voor jouw situatie acceptabel zijn, of wil je weten hoe een Pipedrive-implementatie er in de praktijk uitziet? Lees ook hoe je veelgemaakte fouten bij een Pipedrive-implementatie kunt voorkomen.
Twijfel je of Pipedrive past bij jouw team? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. We kijken eerlijk mee en geven je een helder advies, ook als dat advies is dat je iets anders moet kiezen.
