Centraliseren en automatiseren om te schalen
Al bijna 20 jaar werken Marco Zweekhorst en Thomas van Doorn samen, in de online marketingbranche, met verschillende bedrijven. In 2021 kwam een mogelijkheid op hun pad om een leadgeneratiebureau over te nemen. Een mogelijkheid die met beide handen werd aangegrepen, want groeikansen waren er volop met dat bedrijf.
In de ruim 3 jaar sinds Marco en Thomas BesteLeads.nl overnamen is er veel veranderd. De naam werd omgedoopt tot BesteLeads, het platform achter de websites is gewijzigd, het leadplatform voor klanten is verbeterd en de juiste systemen zijn gekoppeld. Alles werd en wordt gedaan om schaalbare groei te kunnen realiseren.
Het doel
Het missende puzzelstukje voor verdere schaalbare groei was een passend CRM voor de accountmanagers die klanten binnenhalen. “We werkten te gefragmenteerd in verschillende systemen. Informatie werd niet opgeslagen en ging verloren. We bouwden niks schaalbaars op. Met Pipedrive werken we samen op één plek aan onze sales- en accountmanagement. Geen informatie gaat meer verloren, we maken gebruik van centraal ingestelde slimmigheden, automatiseren een groot deel van ons werk, gebruiken AI in werkprocessen en zijn zo vele malen schaalbaarder.”
“Toen we BesteLeads.nl 3 jaar geleden overnamen konden we het een kickstart geven door onze jarenlange ervaring en de beschikbare systemen die we al hadden bij Finance Prospects, ons leadgeneratiebureau gespecialiseerd in financiële leads. Er stond daardoor vrij snel een goede basis. Maar er waren zo ontzettend veel kansen dat we er vol voor zijn gegaan.”
BesteLeads.nl
BesteLeads.nl levert kwalitatieve, exclusieve leads. Ze zijn werkzaam in meer dan 80 branches en hebben momenteel zo’n 106 sites draaien.
“Upsmart weet precies wat er allemaal mogelijk is binnen Pipedrive.”
Marco Zweekhorst | BesteLeads.nl
Fikse groei
“We hebben het team uitgebreid en flink ingezet op het aansluiten van nieuwe klanten. We zijn nu actief in meer dan 80 branches en meerdere landen. We zijn flink aan het schalen en we zien nog steeds elke dag kansen om dit door te zetten. Sinds de start hebben we een groei van bijna 800% behaald, genereren we maandelijks duizenden leads en gaat de omzet van BesteLeads in 2025 over de 4 miljoen euro. Echt te gek.”
De keuze voor Upsmart
“Pipedrive was op alle fronten van 15 jaar ondernemen het laatste puzzelstukje om te kunnen schalen,” vertelt Marco. “We waren op al die fronten goed bezig, maar het is natuurlijk wel een salesgedreven model. Alles wat Pipedrive biedt zat grotendeels al in ons eigen systeem, maar het liep gewoon niet zo lekker. Onze vier accountmanagers hadden veel dingen op verschillende plekken staan.”
“We kwamen bij Pipedrive omdat Tim, een van onze accountmanagers, er in zijn vorige baan mee gewerkt heeft en er erg enthousiast over was. Ik kende het zelf niet, maar ik had ChatGPT om advies gevraagd en die noemde ook Pipedrive. En twee andere opties, maar die vond ik niks. Toen dachten we meteen, laten we wel in zee gaan met een partij die Pipedrive goed kent in plaats van zelf te gaan knutselen.”
Specialisatie
“We zijn maar een kleine organisatie en kunnen gewoonweg niet alles zelf doen,” zegt Marco. “Tuurlijk, we hebben developers in dienst en hadden de implementatie van Pipedrive ook zelf kunnen doen. Toch kozen we voor Upsmart zodat zij het voor ons konden organiseren. We hebben Pipedrive pas sinds een aantal weken echt goed in gebruik. Nu kunnen we snel verder uitbouwen. De volgende sprint om nieuwe functionaliteiten in te bouwen staat alweer gepland.”
“We hebben bij het kiezen van een implementatiepartner voor Pipedrive meerdere partijen gesproken. Inhoudelijk is Upsmart de beste, omdat ze alleen focus hebben op Pipedrive. Ze doen niks anders. De andere partijen wisten vaak niet uit hun hoofd wat er mogelijk was binnen Pipedrive en dan kreeg ik vage antwoorden. Upsmart wist het meteen.”
“We wilden meteen in zee met een partij die Pipedrive goed kent in plaats van zelf knutselen.”
Marco Zweekhorst | BesteLeads.nl
“Upsmart heeft 7 man in totaal getraind,” zegt Marco. “Onze accountmanagers natuurlijk, maar ook de binnendienst en Thomas en mijzelf. Mark is wel een echte Pipedrive-goeroe. Dat merkten we wel tijdens de training. Nagenoeg het hele team deed mee, hij beantwoordde tussendoor vragen en zat echt goed op de inhoud.”
“Upsmart vroeg van tevoren waar we problemen met de trainingen voorzagen, maar wij hebben te maken met een unieke situatie, volgens mij. Bij ons was dit namelijk een wens vanuit de accountmanagers zelf. Het is dus geen opgelegd systeem, maar een gewenst systeem.”
Het resultaat
“Ook al is het dus pas een paar weken echt actief, Pipedrive is nu leidend binnen BesteLeads,” zegt Marco. “We halen stukjes informatie uit Pipedrive voor andere processen. We gebruiken het om op een centrale manier alles omtrent wie en wat we hebben besproken vast te leggen. Het mooiste vind ik dat er niks verloren gaat. Alle communicatie met onze contactpersoon wordt gelogd. Alle data en inzichten zitten in Pipedrive. Nu moeten ze er nog uit, daar zijn we mee bezig.”
“We hebben in Pipedrive diverse templates aangemaakt waar iedereen gebruik van kan maken. Zo stuurt iedereen uniforme mails in een fractie van de tijd. Geen dubbel werk meer. Maar er is nog zoveel meer verbetering. Bijvoorbeeld dat we met een paar drukken op de knop nu ook overeenkomsten in Pipedrive kunnen opmaken en digitaal laten ondertekenen. Omdat alle data nu op 1 plek wordt ingevoerd en gecheckt, is dit een stuk eenvoudiger maar ook accurater geworden,” vertelt Marco enthousiast verder.
Automatiseren zonder menselijkheid te verliezen
“We halen inmiddels ook belangrijke informatie uit ons Leadplatform naar Pipedrive en bouwen daar triggers op om processen te automatiseren. Zo gaan mails er nu automatisch uit als bijvoorbeeld een klant in de pilot-fase is uitgeleverd. We zitten daarmee korter op de bal, maar met een menselijke touch. Hoe meer we automatiseren, hoe meer tijd dat scheelt, maar het helpt dus ook tegen dingen over het hoofd te zien.”
“We willen nog veel meer automatiseren,” zegt Marco. “Ik moet binnenkort weer eens een sprint doen bij Upsmart. Er zijn grote aantallen data waar we mee werken, maar we willen ook persoonlijk blijven. Zo hadden we voorheen twee aparte mailboxen zonder zicht op elkaar. Nu kunnen we precies zien wie waar contact over heeft gehad en onze klanten dus veel beter helpen. We loggen alles in Pipedrive. Automatiseren is efficiency. Het scheelt enorm veel tijd en dus ook menselijke fouten. We gaan nu de fase in dat we goed kijken naar alle taken die we willen automatiseren. En dat kan dus allemaal met Pipedrive.”
“Pipedrive helpt ons geautomatiseerd kort op de bal te zitten, mét menselijke touch.”
Marco Zweekhorst | BesteLeads.nl
Tevredenheidsscore: 8,5/10
“Upsmart geef ik een 8,5. Ze hebben heel goed werk geleverd. Mark kun je volgens mij ’s nachts wakker maken en dan weet hij nóg alles over Pipedrive. Ik ben blij met hem als contactpersoon. Hij is sterk in het helder krijgen van wat we wel en niet gaan doen. Hij legt alles heel goed uit en het hele proces is strak. De enige reden dat ik geen 10 geef is omdat er bij de oplevering na de laatste sprint een paar kleine foutjes in zaten. Dat was niet zijn schuld, maar wel zijn verantwoordelijkheid.”
implementatie binnen 2 weken
7 gebruikers getraind
Aanrader
“Absoluut! Ze snappen Pipedrive, ze ademen Pipedrive. Als Upsmart het niet weet, dan weet ik het ook niet meer. Upsmart kan alles uit Pipedrive halen wat erin zit, maar wel op een creatieve manier. Een voorbeeld: ik wilde in Pipedrive KvK-info van onze klanten kunnen ophalen en importeren. Zo zijn de data zuiverder en heb je minder kans op fouten bij het overtypen. Een andere partij zei: ‘dan doen we een linkje naar de KvK-site’ en Mark riep ‘Neeeeee. Daar moet iets beters mogelijk zijn.’ En hij loste het op ook.”
“De gebaande paden, daar gaat Upsmart buiten. Ze zijn beter in het bedenken van oplossingen. Bij een ander kan het niet, bij Upsmart kan het wel. Pipedrive is in mijn ogen geschikt voor bedrijven van iedere grootte, het zou op iedere schaal werken en de Pipedrive-tarieven vallen hartstikke mee. Dat ligt voor ieder bedrijf binnen handbereik. Het doel waar wij het nu voor gebruiken is centraliseren en automatiseren. Zo kun je schalen zonder per se meer mensen aan te moeten nemen.”
