Pragmatisch, flexibel en snel
“We zijn een warmtebedrijf, gespecialiseerd in de ontwikkeling van duurzame collectieve opwekinstallaties voor de levering van warmte en koude,” vertelt Karlijn Wisse, directeur van het warmtebedrijf van Linthorst Energy. “We zijn onderdeel van Linthorst World, ons zusterbedrijf is Linthorst Techniek, dat al bijna 50 jaar bestaat als installatiebedrijf. We zijn actief in een dynamische markt, met ontwikkelingen omtrent de warmtewet en duurzaamheidseisen, we zijn dan ook flexibel en continu in beweging.”
De situatie
“We zijn een groot en dynamisch bedrijf,” vertelt Karlijn. “Met de steeds wijzigende wetgeving en vraag vanuit de markt moet je flexibel kunnen zijn. En daar moeten we onze bedrijfsvoering op aanpassen. Bij Linthorst Energy komen verschillende bedrijfsonderdelen van Linthorst World bij elkaar in de proposities. We willen ernaartoe dat we allemaal onze kansen en relaties kunnen vastleggen in een systeem waar we allemaal in kunnen werken.”
Linthorst Energy
Linthorst Energy is een warmtebedrijf. Zij ontwikkelt, realiseert en exploiteert duurzame energiesystemen voor de levering van warmte en koude.
“Moderne workflowmanagement is onmisbaar voor een snelgroeiend bedrijf zoals Linthorst Energy.”
Karlijn Wisse | Linthorst Energy
Workflowmanagement
“Voorheen had iedereen zijn eigen Excelsheet waar hij in werkte,” zegt Karlijn. “Dat hebben heel veel bedrijven natuurlijk heel lang gedaan. Maar het is niet gebruiksvriendelijk en geeft geen gemeenschappelijk inzicht. En het is niet modern. Er is tegenwoordig veel meer mogelijk op het gebied van workflowmanagement. Ons doel is dat we als geheel bedrijf allemaal in hetzelfde systeem gaan werken.”
De keuze voor Upsmart
“Ik kende Pipedrive al vanuit mijn vorige baan,” vertelt Karlijn. “Dus ik had er al veel mee gewerkt. Pipedrive is heel handig en laagdrempelig. Je bent binnen 4 weken live. Ik heb in mijn leven heel wat CRM opzetten meegemaakt. Voor complexe systemen kan dat wel 2 jaar duren.”
Eenvoud
“Wij zijn geen bedrijf dat allemaal ingewikkelde implementaties wil doen,” legt Karlijn uit. “Het moet eenvoudig zijn. Via het bedrijf van mijn man kwam ik bij Upsmart terecht voor de implementatie van Pipedrive. Wat me aansprak in de kennismaking is dat ze het heel concreet maakten. Ze vertelden over het traject, de strategiesessie en de trainingen. Ze gaven aan hoe ze het voor zich zagen en alles kon lekker snel gedaan worden.”
Het proces
“De uitvoering verliep in werkelijkheid net zo snel als ze hadden beloofd,” vertelt Karlijn. “Ik wilde ook geen zwaar systeem dat toch niemand ging gebruiken. En qua investering is dit ook goed te doen. Upsmart is meer een consultant, want het Pipedrive-systeem is op zich best eenvoudig te implementeren. Je kunt ook heel veel zelf doen. Zo heb ik zelf een implementatiebestand gemaakt. Dat heb ik wel door Upsmart laten checken.”
“Pipedrive en Upsmart raad ik aan voor pragmatische, flexibele bedrijven.”
Karlijn Wisse | Linthorst Energy
Gefaseerd implementeren
“Tijdens de strategiesessie hebben we besproken welke data voor ons belangrijk zijn, wat we wilden invoeren en meten en hebben we het dashboard opgezet,” vertelt Karlijn. “Daarna hebben we eerst de commerciële tak van het warmtebedrijf, Linthorst Energy, en van Linthorst Techniek getraind en overgezet. De directie is daar ook in meegenomen en moet er ook in kunnen kijken.”
“Er zijn nu 20 mensen getraind. De trainingen verliepen vlot en waren heel hands-on. Het is allemaal niet zo ingewikkeld. Allemaal de laptop mee, licentie activeren, testproject opzetten, data overzetten en aan de slag ermee. Upsmart maakt het ook niet ingewikkelder dan het is. Nu moeten wij ervoor zorgen dat iedereen het omarmt zoals het is. Wij hoeven onze werkwijze ook niet aan te passen naar Pipedrive, dat is mooi. We gebruiken nu alleen een andere, betere tool, maar onze werkwijze blijft gelukkig hetzelfde.”
Het resultaat
“Wat ik prettig vind is dat het mij veel inzicht geeft,” vertelt Karlijn. “Ik kan mijn eigen dashboard bouwen om te zien hoe het ervoor staat. Ik kan met 3 clicks zien of iemand verwacht een deal te sluiten. Excel was heel statisch. Als er daar een tijdje geen activiteit was op een project, dan raakte je het een beetje kwijt. Nu kan ik zo ophalen wie wat te doen heeft.”
“Wat ik ook belangrijk vind is het managen van de druk op mijn medewerkers. Zie ik in Pipedrive dat iemand wel een hele lange lijst met taken of activiteiten heeft, dan kijk ik mee of we wat kunnen delegeren of schrappen. Of we managen de verwachting naar de klant toe. Ook als iemand ziek wordt, dan kan ik snel zien wat ze onderhanden hebben en wat moet worden overgenomen. Dat kan niet als iedereen met zijn eigen agenda en eigen takenlijst werkt.”
Stekker eruit
“Nu is het belangrijk om de overige commerciële collega’s van onze organisatie mee te krijgen in Pipedrive. Ik heb bij de overstap de stekker uit de oude documenten getrokken. Want als je met 2 systemen naast elkaar blijft werken, en geen harde switch on hebt, dan blijven mensen toch geneigd te doen wat ze altijd al deden,” vertelt Karlijn. “Dit jaar willen we ook de andere bedrijven van Linthorst nog overzetten naar Pipedrive. Ik denk dat er nog zo’n 15 collega’s getraind moet worden. Maar het werkt nu al heel goed. Linthorst Energy heeft alle leads en rapportages er al inzitten.”
“Pipedrive is heel handig en laagdrempelig. Je bent binnen 4 weken live.”
Karlijn Wisse | Linthorst Energy
Tevredenheids-score: 8/10
“Upsmart krijgt van mij een 8. De samenwerking was heel prettig, ik zou ze ook zeker aanbevelen bij anderen en ze leverden snel resultaat. Maar het zou nog net een klein stapje professioneler kunnen, ze waren soms wel erg informeel. Maar ach, moeten ze dat eigenlijk wel willen?”
28 dagen van begin tot eind
20 medewerkers getraind
Aanrader?
“Pipedrive en Upsmart raad ik aan voor pragmatische, flexibele bedrijven.”
