Van chaos naar structuur met Pipedrive
“Pipedrive en Upsmart hebben ons vooral tijdsbesparing en inzicht opgeleverd,” vertelt Jesper Kroondijk, de projectmanager bij Prosu, over onze samenwerking.
We hielpen ouderwetse werkprocessen transformeren naar een efficiënte en effectieve workflow. Van losse Excelletjes naar dashboards. Van hopen dat het goed komt naar duidelijkheid.
Het doel
“Het huidige Prosu bestond eerst uit twee losse bedrijven,” zegt Jesper. “We beheren een database met alle boerenbedrijven in Nederland voor marketing- en communicatiedoeleinden in de agrarische sector. Maar Prosu is ook de uitgeverij van verschillende vakbladen voor die sector. Met deze combinatie kunnen we boerenbedrijven goed bereiken.”
“Omdat we onderdeel zijn van de holding KMM-groep moesten alle bedrijven die daaronder vallen eerst een bepaald CRM gebruiken. En dat zijn nogal veel verschillende bedrijven, met allemaal eigen behoeften en wensen. De oude CRM werd slechts deels gebruikt. De software was gewoon niet goed en niet slim.”
Prosu
Prosu is een allround uitgeverij op het gebied van Data, Media en Bereik in Nederland en België. De specialist in marketing en klantcontact in de sectoren Agri, Cleaning en Health.
Chaos
“De Holding dacht, en dat snap ik ook wel,” zegt Jesper, “dat als ze één CRM hadden voor alle bedrijven, dat tijd en geld zou schelen. Maar omdat het tijdens de looptijd al verre van optimaal was waren we blij dat we snel iets anders mochten zoeken toen de licentie verliep.”
“Je kon niks terugvinden en als iemand ziek was of stopte moest je maar hopen dat je dingen kon vinden in hun emails. En we moesten heel veel handmatig controleren. Het kiezen van een nieuw CRM kwam bij mijn manager te liggen, maar toen hij er steeds maar niet aan toekwam, vroeg hij of ik het wilde oppakken.”
De keuze voor Upsmart
Jesper ging aan de slag met het zoeken van een passende CRM. “Er zijn veel systemen waar je uit kunt kiezen,” vertelt hij. “Ik heb meerdere afspraken ingepland. Sommige bedrijven binnen onze holding waren inmiddels al overgestapt, dus die kon ik om advies vragen. Zo was een ander bedrijf over naar Pipedrive en die waren begeleid door Upsmart. Zo heb ik Mark van Upsmart gesproken.”
Alternatieven die Prosu onderzocht waren AFAS, Simplicate, Tribe en Microsoft. Met hun wensen voor een modern CRM met contactmomenten, koppelingen met andere programma’s en ordermanagement, was Pipedrive een goede match.
“Upsmart dacht het beste mee. Ze kwamen meteen met oplossingen voor onze chaos.”
Jesper Kroondijk | Prosu
“We kozen uiteindelijk voor Upsmart en Pipedrive omdat Upsmart het beste met ons meedacht. In eerste instantie dachten we dat we alleen het CRM-systeem moesten vervangen. Maar het project werd steeds groter. De hele administratie moest – en kon – beter. Hoe wij marketing deden kon ook gewoon niet meer. We konden niet eens doelgroepen segmenteren! Dus toen we eenmaal de mogelijkheden ontdekten, werd het een veel groter verhaal dan we dachten.”
Het proces
“Het implementatieproces verliep vrij snel,” vertelt Jesper. “In combinatie met Airtable kon Upsmart werkprocessen streamlinen. Dan hoefden we niet meer met allemaal losse Excelsheets te werken. Ik geloof dat Mark wel een beetje schrok van ons werkproces, haha. Hij kwam in ieder geval meteen met oplossingen. Ook dat we van de Holding nog wel met een bepaald facturatieprogramma moesten werken heeft hij opgelost met een koppeling met Zapier. In Airtable is ordermanagement opgezet waar deals automatisch in komen, zodat order kunnen worden gepland en uitgevoerd.”
“Ook de trainingen verliepen soepel,” zegt Jesper. “We zijn apart getraind voor Pipedrive en Airtable. Daar waren ongeveer 15 mensen bij. Pipedrive werd over het algemeen goed ontvangen, de meeste mensen waren er enthousiast over. Pipedrive is een makkelijk programma. De koppelingen moesten goed worden geregeld door Upsmart, maar daarna heb ik ook best veel zelf kunnen instellen in Pipedrive.”
Het resultaat
“Tijd en inzicht zijn de belangrijkste resultaten,” zegt Jesper. “Bij de verkoopafdeling kunnen ze precies zien wat er nog open staat, wat er nog aankomt en wat er nodig is. Het inzicht in Pipedrive levert extra omzet op, omdat je beter kunt opvolgen.”
“De administratieve afdeling scheelt het enorm veel tijd. En ze hoeven niet meer alles handmatig te controleren, het klopt gewoon. Er zijn nu ongeveer 4 programma’s waar we in werken, die door Upsmart aan elkaar zijn gekoppeld. Dat gaat prima, omdat iedereen in het programma kan werken die voor die taak het beste is.”
“Upsmart heeft de koppelingen met andere programma’s goed geregeld en orde geschept.”
Jesper Kroondijk | Prosu
Efficiënter en effectiever
“Niet alleen intern, maar ook naar de klanten toe kunnen we efficiënter en effectiever communiceren,” vertelt Jesper. Zo krijg je weer plezier in je werk. Eerst moest mijn manager iemand die handig was met SQL vragen om inzicht in de cijfers. Nu trekken we het zo uit Pipedrive.”
“Voor het management is het ontzettend handig. Wat is de omzet op dit moment? Wat verwachten we nog? Wat staat er nog open? Wat moeten we nog uitvoeren? Dit kunnen ze per regio bekijken, of per blad, online en in print. Het heeft ze zelfs geholpen om conclusies te trekken, omdat je precies kunt zien wat iets kost en wat het oplevert. Ook ons eigen callcenter heeft goed inzicht in leads en opvolging. Voorheen hoopten we altijd maar gewoon dat het goed kwam. Nu kan Prosu door met de volgende verbeterslag.”
“Tijdsbesparing en inzicht zijn de belangrijkste factoren die Pipedrive hebben opgeleverd.”
Jesper Kroondijk | Prosu
Tevredenheidsscore: 9.5/10
“Upsmart geef ik een 9,5. Ze hebben echt goed geholpen met een complex probleem. Ze hebben vanaf het begin goede oplossingen voorgesteld en er was nooit iets wat niet kon. Ze waren transparant met de kosten, lichten alles toe en blijven betrokken. Heel prettig samenwerken. Dat halve puntje is meer een suggestie om ons hele systeem na een tijdje nog eens door te lopen in plaats van alleen kleine issues met Pipedrive op te lossen. Zij zien veel meer dan wij.”
Doorlooptijd implementatie 10 dagen
15 medewerkers getraind
Pipedrive aanrader?
“Pipedrive krijgt een 8. Het is gebruiksvriendelijk en met een paar klikken ben je overal. Je kunt er zelf veel in aanpassen en iedereen kan er wel mee overweg. Bepaalde dingen, zoals je contactpersoon bij een (potentiële) klant verwijderen omdat die daar uit dienst gaat, werken niet goed. Dan is de hele communicatie weg. Maar laten staan leidt tot vervuiling van het systeem. Pipedrive is steeds in ontwikkeling, dus daar bedenken ze vast nog wel iets op.”
