Je belt een klant en ziet geen openstaande deal. Je collega belt dezelfde klant een dag later en ziet er wel één. Jullie kijken allebei naar Pipedrive, en jullie hebben allebei gelijk, want die klant staat er twee keer in.
Dubbele contacten zijn zelden het grootste probleem in een CRM, maar ze zijn wel het probleem dat alle andere problemen erger maakt. Je forecast telt dingen dubbel of helemaal niet mee, je opvolging valt tussen twee records door, en je team begint het systeem te wantrouwen. Dat laatste is het duurste, want een CRM waar mensen niet meer op durven te vertrouwen wordt een CRM waar mensen omheen gaan werken.
In september 2026 rolde Pipedrive hier een belangrijke verbetering voor uit. Goed moment dus om het hele onderwerp een keer op een rij te zetten: waar dubbelen vandaan komen, hoe je ze veilig opruimt, en hoe je voorkomt dat je dit over een half jaar opnieuw doet.
Waar dubbele contacten vandaan komen
Bijna nooit uit slordigheid. Het zijn vier gewone situaties:
- Dezelfde persoon, een ander mailadres. Zakelijk ingevoerd bij de eerste aanvraag, privé bij het webformulier.
- Een import. Een lijst uit een beurs, een export uit het oude systeem, of een bestand van een collega.
- Een naamswijziging. Iemand trouwt, een bedrijf gaat door onder een andere naam, en het oude record blijft gewoon staan.
- Twee mensen die hetzelfde doen. Jij maakt de contactpersoon aan tijdens het gesprek, je collega doet het ’s avonds vanuit de mailbox.
Dat is geen discipline-probleem maar een systeem-probleem, en daarom los je het ook niet op met een afspraak in het teamoverleg. Je lost het op met instellingen. Hetzelfde geldt voor de meeste fouten bij een Pipedrive-implementatie: ze zitten in de inrichting, niet in de mensen.
Hoe Pipedrive dubbelen herkent
Pipedrive markeert zelf mogelijke dubbelen en verzamelt ze op één plek. Je vindt ze onder Tools en apps > Merge Duplicates, en bij een gemarkeerd contact zie je het ook in het record zelf.
Tot voor kort gebeurde dat volgens vaste regels. Sinds september 2026 kunnen beheerders zelf instellen welke velden en welke criteria meetellen, voor zowel personen als organisaties. Pipedrive hing er het label “meest gevraagd” aan.
Dat is een grotere verandering dan het klinkt. Vaste regels gaan namelijk twee kanten op mis:
- Ze missen echte dubbelen. Dezelfde persoon met twee mailadressen en een net iets anders geschreven naam glipt erdoorheen.
- Ze markeren dingen die geen dubbele zijn. Drie collega’s op hetzelfde algemene bedrijfsnummer, of twee vestigingen van dezelfde klant.
Dat tweede is verraderlijker dan het eerste. Een lijst met valse meldingen leest niemand meer na, en dan blijven de echte dubbelen er ook in staan.
“Een signaleringslijst waar twee derde van de meldingen onzin is, is erger dan geen lijst. Mensen stoppen met kijken, en dan mis je ook de meldingen die wel kloppen.”
Mark Kranenburg – Oprichter Upsmart
Begin dus bij je instellingen, niet bij het opruimen. Stel eerst in wat voor jullie een dubbele is, en ruim daarna pas op. Doe je het andersom, dan werk je een lijst door die niet klopt.
Samenvoegen: hoe het werkt en wat je niet terugdraait
Samenvoegen gaat in Pipedrive zo: je kiest een primair record, bekijkt een voorbeeld van het resultaat, en bevestigt. Staat er in allebei de records iets anders in hetzelfde veld, dan wint de informatie van het primaire record.
Drie dingen om te weten voordat je begint:
Samenvoegen is definitief. Je kunt het niet ongedaan maken. Dat is precies waarom die voorbeeldweergave er zit: bekijk hem ook echt, en let op velden waar in allebei de records iets staat.
Het is bedoeld voor personen en organisaties. Deals kun je handmatig samenvoegen via het menu in het record zelf.
Niet iedereen mag het. Alleen beheerders en gebruikers met de juiste rechten kunnen samenvoegen. Een beheerder ziet bovendien alle mogelijke dubbelen, terwijl een gewone gebruiker alleen ziet wat binnen zijn zichtbaarheidsinstellingen valt. Pipedrive raadt zelf aan het samenvoegen bij beheerders te laten, en dat advies volgen wij ook. Niet omdat je team het niet kan, maar omdat een gedeeltelijk overzicht leidt tot halve beslissingen.
Let op bij importeren, want daar gaat het meestal mis
Een import is de grootste bron van dubbelen, net als een koppeling die contacten uit een ander systeem binnenhaalt. De regels verschillen per type. Dit is hoe Pipedrive het doet:
| Type | Waar Pipedrive op controleert |
|---|---|
| Personen | Komt de naam overeen, dan kijkt Pipedrive naar organisatie, telefoonnummer en e-mailadres. Eén overeenkomst is genoeg om samen te voegen en de nieuwe gegevens toe te voegen. |
| Organisaties | Komt de naam overeen, dan kijkt Pipedrive naar het adres. Twee organisaties mogen dezelfde naam hebben als ze allebei een eigen adres hebben. |
| Deals | Geen enkele controle. Elke deal in je bestand wordt aangemaakt, ook als de naam al bestaat. |
Die laatste regel verrast de meeste mensen. Er is geen kenmerk waarop Pipedrive deals als dubbel herkent, dus een import die je twee keer draait levert je ook twee keer zoveel deals op. Controleer bij een import van deals dus vooraf wat erin zit, want achteraf is het handwerk.
Let ook op: die controle begint pas als de naam overeenkomt. Staat dezelfde klant in je bestand als “Jansen Techniek” en in Pipedrive als “Jansen Techniek B.V.”, dan ziet Pipedrive twee verschillende organisaties, hoe gelijk de rest ook is. Een half uur je bestand opschonen vóór de import scheelt een middag opruimen erna.
Zo houd je ze weg
Opruimen is eenmalig werk. Dit is wat het eenmalig houdt:
Zet je dubbelregels bewust in. Nu je ze zelf kunt bepalen, is dit een kwartier dat je echt moet nemen. Kies de velden die bij jullie klanten onderscheidend zijn. Werk je veel met grote bedrijven waar iedereen hetzelfde algemene nummer heeft, laat telefoonnummer dan juist niet meetellen.
Gebruik volgers in plaats van kopieën. Een contactpersoon heeft in Pipedrive precies één eigenaar. Dat verleidt mensen ertoe een eigen kopie aan te maken zodat ze hem in hun eigen lijst zien. Dat is de snelste manier om je database te vervuilen. Zet die collega’s als volger op het bestaande record, dan werken meerdere mensen aan hetzelfde contact.
Richt je webformulieren goed in. Een formulier dat bij elke inzending een nieuw record maakt is een dubbelenfabriek. Pipedrive houdt sinds september bij een herhaalde inzending ook de bestaande eigenaar vast, zodat een terugkerende lead niet ineens bij iemand anders terechtkomt.
Spreek af wie nieuwe klanten aanmaakt. Niet om er een bureaucratie van te maken, maar omdat de meeste dubbelen ontstaan doordat twee mensen hetzelfde tegelijk doen. Dit is net zo goed een onderwerp van teamafspraken als van instellingen.
Kijk eens per kwartaal. Zet er een halfuur voor in de agenda. Doe je het nooit, dan wordt het ooit een project.
“Een schoon contactenbestand is geen opruimklus die je een keer doet. Het is een instelling die goed staat, plus een halfuur per kwartaal. Teams die dat doen hoeven nooit meer een grote schoonmaak te houden.”
Mark Kranenburg – Oprichter Upsmart
Een opruimronde in een uur
Heb je nu een vervuild bestand, dan pak je het zo aan:
- Stel eerst je dubbelregels in, zodat de lijst die je gaat doorlopen klopt.
- Open Tools en apps > Merge Duplicates en sorteer op de duidelijkste gevallen: identieke naam én identiek e-mailadres.
- Kies per paar het primaire record. Meestal is dat het record met de meeste geschiedenis: de deals, de activiteiten, de mails.
- Bekijk de voorbeeldweergave en let op velden waar in allebei iets anders staat.
- Werk van duidelijk naar twijfelachtig. Twijfel je, sla hem over. Samenvoegen is definitief en een overgeslagen twijfelgeval kost je niets.
- Noteer wat je tegenkwam. Zie je dat de helft uit één import komt, dan weet je meteen waar je proces lek is.
Veelgestelde vragen over dubbele contacten in Pipedrive
Kan ik een samenvoeging ongedaan maken?
Nee. Samenvoegen is definitief in Pipedrive. Daarom is de voorbeeldweergave zo belangrijk, en daarom is het verstandig om twijfelgevallen te laten staan in plaats van ze voor de zekerheid samen te voegen.
Wat gebeurt er met de gegevens van het record dat verdwijnt?
De informatie wordt toegevoegd aan het primaire record. Staat in allebei de records iets anders in hetzelfde veld, dan wint het primaire record. Kies je primaire record dus op basis van welke gegevens je wilt houden, niet op basis van welk record je het eerst ziet.
Waarom ziet mijn collega andere dubbelen dan ik?
Omdat een beheerder alle mogelijke dubbelen ziet en een gewone gebruiker alleen die binnen zijn zichtbaarheidsinstellingen vallen. Dat is ook de reden om het opruimen bij een beheerder te leggen.
Herkent Pipedrive dubbele deals ook?
Nee. Voor deals bestaat er geen controle op dubbelen, niet bij het aanmaken en niet bij een import. Dubbele deals moet je zelf opsporen en handmatig samenvoegen.
Conclusie
Dubbele contacten zijn een inrichtingsprobleem, geen discipline-probleem. Ze ontstaan bij imports, webformulieren en twee collega’s die hetzelfde tegelijk doen, en ze verdwijnen niet door er in een overleg iets over af te spreken.
De volgorde die werkt: stel eerst in wat bij jullie een dubbele is, ruim dan pas op, en zet daarna de twee dingen goed die nieuwe dubbelen maken, namelijk je imports en je formulieren. Dan is dit een halfuur per kwartaal in plaats van een project.
Loop je hier tegenaan en weet je niet waar je moet beginnen? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek, dan kijken we samen naar je inrichting.
