Je hebt maanden gewerkt om een klant binnen te halen. Calls, demo’s, offertes, onderhandelingen. En dan is de deal gesloten. Wat gebeurt er daarna? Bij de meeste salesteams: de aandacht verschuift naar de volgende prospect. De bestaande klant? Die hoort wel van je als er iets is.
Maar klanten wachten niet altijd. Ze lopen gewoon weg. Niet altijd met een boze e-mail of een formele opzegging, maar gewoon stilletjes. Ze zijn ergens anders mee begonnen, hebben een concurrent geprobeerd of hadden een probleem dat ze nooit met je hebben besproken. En jij wist van niets.
De Pipedrive Contact Timeline is precies de feature die dit voorkomt. Het is een van de meest onderschatte functies in Pipedrive, en in dit artikel laten we je zien hoe je het praktisch inzet om klantrelaties actief te onderhouden, zonder dat het je uren kost.
Wat je op deze pagina leert:
- Wat de Contact Timeline is en waar je het vindt in Pipedrive
- Hoe rode indicatoren je vertellen wie opvolging nodig heeft
- Hoe je per klantsegment een andere follow-upfrequentie instelt
- Waarom je beter op organisatieniveau werkt dan op persoonsniveau
- Hoe je een praktisch systeem bouwt dat je in minder dan 15 minuten uitvoert
Wat er misgaat na de deal
Klanten behouden is goedkoper dan nieuwe klanten werven. Dat weet bijna iedereen. En toch gaat het bij veel bedrijven mis, niet door slechte service, maar door stilte. Er is geen structureel moment waarop iemand even checkt hoe het gaat.
Klanten die een probleem hebben, stellen dat gesprek vaak uit. Ze zijn druk, het voelt ongemakkelijk, of ze denken dat het vanzelf opgelost wordt. Intussen groeit de frustratie. En op een dag stappen ze over naar een concurrent die wél even belde.
Proactief contact is het antwoord. Niet wachten tot de klant belt, maar zelf het initiatief nemen. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk ontbreekt de structuur om het ook echt te doen. Dat is precies waar de Contact Timeline in Pipedrive om de hoek komt kijken.
Wat is de Pipedrive Contact Timeline?
De Contact Timeline vind je in Pipedrive via het menu aan de linkerkant, onder Contacten. Klik op Contacten-tijdlijn en je ziet een visueel overzicht van al je interacties met klanten.
Per persoon of organisatie zie je:
- Activiteiten die zijn afgerond
- Notities die zijn toegevoegd aan het contact
- E-mails die zijn uitgewisseld via Pipedrive
- Open deals (blauwe lijn), gewonnen deals (groene lijn) en verloren deals (rode lijn)
Als je Pipedrive consequent gebruikt, vult deze tijdlijn zichzelf. Elke gelogde activiteit, elke verstuurde e-mail en elke notitie verschijnt automatisch op de lijn. Je hoeft niets extra’s te doen, zolang je het CRM-systeem goed bijhoudt.
“CRM is geen technische klus, maar een mensenklus. Het gaat niet om het systeem, maar om je team dat het daadwerkelijk gebruikt. De Contact Timeline werkt alleen als je team ook echt alles logt. Dat vraagt om draagvlak, niet om meer features.”
Mark Kranenburg – Oprichter Upsmart
Rode indicatoren: wie heeft opvolging nodig?
Bovenaan de tijdlijn zie je de contacten of organisaties die rood gemarkeerd zijn. Die kleur betekent: je hebt te lang niets van je laten horen, op basis van de follow-upfrequentie die jij zelf hebt ingesteld.
Stel je in dat je klanten eens per kwartaal wil contacteren, dan kleurt een contact rood zodra er drie maanden geen gelogde interactie is. Dat is jouw signaal om actie te ondernemen.
Dit is precies het moment waarop je problemen kunt voorkomen. Klanten die ergens mee zitten, spreken dat niet altijd uit. Ze wachten soms gewoon af. Als jij proactief belt of mailt, geef je ze de opening om dat gesprek wél te voeren. En dan kun jij het oplossen voordat het een echte reden wordt om te vertrekken.
Follow-upfrequenties instellen per klantsegment
Niet elke klant verdient dezelfde aandacht. Een VIP-klant met een groot contract wil je misschien maandelijks spreken. Een kleinere klant kan prima met een kwartaalcheck toe.
In de Contact Timeline stel je dit in via filters. Je maakt een filter aan voor een specifieke groep klanten, bijvoorbeeld op basis van een aangepast veld, een label of de status van een deal. Vervolgens stel je per filter een eigen follow-upfrequentie in via het bewerkingspictogram.
Zo werk je met meerdere klantsegmenten tegelijk:
- VIP-klanten: maandelijkse opvolging
- Standaard klanten: opvolging per kwartaal
- Kleinere accounts: opvolging elke zes maanden
Elke groep krijgt zijn eigen tijdlijn met eigen rode indicatoren. Zo zie je in één oogopslag wie aandacht nodig heeft, zonder dat je door honderden contacten hoeft te scrollen.
Wil je weten hoe je filters en CRM-integraties slim inzet voor klantbehoud? Op onze pagina over CRM-koppelingen lees je hoe je Pipedrive verbindt met de rest van je werkproces.
Organisaties of personen: wat werkt beter?
In de Contact Timeline kun je kiezen of je werkt op persoonsniveau of op organisatieniveau. Voor de meeste B2B-bedrijven is organisatieniveau de betere keuze.
Waarom? Omdat je bij een klant vaak met meerdere mensen contact hebt. Een gesprek met de directeur, een e-mail naar de projectmanager, een call met de binnendienst. Al die interacties tellen mee voor de relatie met dat bedrijf. Als je op persoonsniveau werkt, mis je die breedte.
Door op organisatieniveau te werken, telt elk contactmoment met het bedrijf mee, ongeacht wie je spreekt. Zo krijg je een eerlijker beeld van hoe actief de relatie is.
Een praktisch systeem: minder dan 15 minuten per twee weken
De Contact Timeline is pas waardevol als je er ook echt mee werkt. Dat vraagt om een vaste routine. Hier is een systeem dat goed werkt in de praktijk.
Stel een terugkerende taak in je agenda of projectmanagement-tool in, elke twee weken, om je klanten op te volgen. Koppel daar direct de link naar je Pipedrive-filter, zodat je met één klik de juiste lijst opent.
Open de rode contacten in nieuwe tabbladen. Bekijk per organisatie wie de beste gesprekspartner is en stuur een korte e-mail via Pipedrive. Gebruik daarvoor een vaste e-mailtemplate die je licht aanpast: de naam van de ontvanger, een actuele vraag over hoe het gaat, en eventueel een stukje recente content dat relevant is voor die klant.
Dat is het. Geen uitgebreide voorbereiding, geen lange gesprekken als dat niet nodig is. Gewoon een kort, persoonlijk bericht dat laat zien dat je aan ze denkt.
Het mooie van dit systeem is dat het twee dingen tegelijk doet: je doet aan klantbehoud én je creëert nieuwe verkoopkansen. Bestaande klanten die tevreden zijn, staan open voor nieuwe projecten of uitbreidingen. Die gesprekken beginnen bijna altijd met een simpele check-in.
Wil je meer weten over hoe je dit soort processen slim inricht in Pipedrive? Lees dan ook ons artikel over lead nurturing en opvolging voor aanvullende tips.
“De grootste fout die bedrijven maken bij klantopvolging is te wachten tot er iets mis gaat. Met een tool als Pipedrive kun je proactief zijn zonder er uren aan kwijt te zijn. Vijftien minuten per twee weken, dat is alles wat je nodig hebt om klanten het gevoel te geven dat ze tellen.”
Mark Kranenburg – Oprichter Upsmart
Veelgestelde vragen over de Pipedrive Contact Timeline
Welk Pipedrive-abonnement heb ik nodig voor de Contact Timeline?
De Contact Timeline is beschikbaar vanaf het Growth-abonnement. Wil je ook profiteren van uitgebreidere features, dan is het Premium-abonnement het meest populair bij onze klanten.
Wat telt als een interactie in de Contact Timeline?
Elke gelogde activiteit, verstuurde e-mail via Pipedrive en toegevoegde notitie telt mee. Zolang je team alles consequent logt in het CRM-systeem, vult de tijdlijn zichzelf.
Kan ik verschillende follow-upfrequenties instellen voor verschillende klantgroepen?
Ja. Je maakt per klantsegment een filter aan en stelt per filter een eigen follow-upfrequentie in. Zo kun je VIP-klanten maandelijks opvolgen en kleinere accounts per kwartaal.
Werkt de Contact Timeline beter op persoons- of organisatieniveau?
Voor B2B-bedrijven werkt organisatieniveau beter. Alle contactmomenten met medewerkers van hetzelfde bedrijf tellen dan mee als één interactie, wat een realistischer beeld geeft van de relatie.
Conclusie
Klantverloop begint zelden met een grote klacht. Het begint met stilte. Geen contact, geen opvolging, geen moment waarop iemand vraagt hoe het gaat. En dan is de klant op een dag gewoon weg.
De Pipedrive Contact Timeline geeft je de structuur om dat te voorkomen. Je ziet in één oogopslag wie te lang niets van je heeft gehoord, je stelt per klantsegment een eigen frequentie in en je werkt met een vaste routine die je in minder dan 15 minuten uitvoert.
Praktische tip: begin klein. Maak één filter voor je tien belangrijkste klanten, stel een kwartaalfrequentie in en plan een terugkerende taak in je agenda. Na twee weken zie je al wat het oplevert.
Wil je weten hoe je Pipedrive volledig inricht voor klantbehoud én nieuwe verkoopkansen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wij helpen je om Pipedrive te laten werken zoals het bedoeld is, voor je hele team. Je kunt ook meer lezen over onze Pipedrive-implementatie aanpak om te zien hoe wij dat aanpakken.
