Je belangrijkste klantgesprekken staan in je mailbox. Niet in je CRM. Dat betekent dat je collega die morgen de telefoon opneemt geen idee heeft wat er is afgesproken, dat een deal die jij overdraagt zonder context aankomt, en dat je bij ziekte of vertrek van een verkoper een gat in je dossier hebt.
Het koppelen van e-mail aan Pipedrive lost dat op. Maar het is ook de koppeling waar de meeste weerstand op komt, want niemand wil dat zijn hele mailbox op straat ligt. In dit artikel lees je hoe de koppeling werkt, wat collega’s wel en niet zien, en hoe je ervoor zorgt dat er daadwerkelijk wordt opgevolgd.
Waarom e-mail in je CRM hoort
Een deal is geen regel in een lijst. Het is een reeks gesprekken, en die gesprekken gaan grotendeels per mail. Staat die correspondentie niet bij de deal, dan staat de helft van je verkoopproces buiten je systeem.
Dat merk je pas als het misgaat. Een klant belt over een offerte en niemand kan vinden wat er is verstuurd. Een verkoper gaat weg en neemt vijf jaar klantcontact mee in een mailbox die wordt opgeheven. Of twee collega’s benaderen dezelfde prospect, omdat de een niet kon zien dat de ander al contact had.
“De vraag die ik altijd stel: als je beste verkoper morgen niet meer komt opdagen, kan iemand anders dan zijn deals overnemen? Als het antwoord nee is, zit je klantcontact in een mailbox en niet in je CRM.”
Mark Kranenburg – Oprichter Upsmart
Twee manieren om e-mail te koppelen
Pipedrive biedt twee routes, en het verschil is groter dan het lijkt.
Volledige synchronisatie verbindt je mailbox rechtstreeks met Pipedrive. Je mail komt binnen en gaat de deur uit vanuit beide kanten, berichten worden automatisch gekoppeld aan de juiste contactpersoon en deal, en je kunt vanuit Pipedrive mailen alsof je in je mailprogramma zit. Dit is de route die werkt als je wilt dat het klantdossier compleet is zonder dat je team eraan hoeft te denken.
Een BCC-adres is de lichte variant. Je zet een speciaal adres in de BCC van de mails die je wilt bewaren, en alleen die berichten komen in Pipedrive terecht. Het voordeel is controle: er komt niets in het systeem wat je er niet zelf in zet. Het nadeel is dat het van discipline afhangt, en discipline is precies het ding dat op drukke dagen als eerste sneuvelt.
In de praktijk kiezen de meeste teams voor volledige synchronisatie, met goede afspraken over zichtbaarheid. Wie veel privé of vertrouwelijk mailt vanaf hetzelfde adres kiest de BCC-route, of gebruikt een apart zakelijk adres voor klantcontact.
Wat collega’s wel en niet zien
Dit is de vraag die altijd komt, en terecht. Het antwoord bepaalt of je team meedoet.
Bij synchronisatie kun je per bericht of per mailbox instellen of een bericht privé is of gedeeld. Privéberichten zijn alleen zichtbaar voor jou. Gedeelde berichten zijn zichtbaar voor collega’s die bij de bijbehorende deal of contactpersoon mogen. Je kunt dus een mailbox koppelen zonder dat je hele correspondentie openligt.
Spreek dit vooraf af, en leg het vast. Drie vragen om met je team te beantwoorden:
- Staan nieuwe berichten standaard op privé of op gedeeld?
- Welke rollen mogen de gedeelde correspondentie inzien?
- Wat doen we met mail die niets met een deal te maken heeft?
Zonder die afspraken krijg je één van twee uitkomsten. Of niemand deelt iets, en dan heb je een lege koppeling. Of iemand deelt per ongeluk iets wat niet gedeeld had moeten worden, en dan gaat de koppeling er weer uit. De adoptie van je systeem valt of staat met dit gesprek.
Hoeveel mailaccounts moet je koppelen?
Tel dit voordat je begint. Het aantal accounts dat je kunt koppelen hangt af van je abonnement, dus de uitkomst bepaalt welk pakket je nodig hebt.
Er zijn drie soorten accounts om over na te denken:
- Persoonlijke mailboxen. Eén per verkoper of accountmanager. Dit is het minimum.
- Gedeelde adressen zoals info@ en sales@. Hier komen aanvragen binnen die meerdere mensen kunnen oppakken. Zonder koppeling weet alleen degene die het adres open heeft staan wat er speelt.
- Supportadressen zoals support@. Koppel deze alleen als de gesprekken invloed hebben op deals of klantrelaties. Een puur technische supportstroom hoort niet in je verkoopdossier.
Gedeelde adressen koppel je als Team Inbox. Meerdere collega’s lezen dan mee in dezelfde inbox, kunnen mail aan elkaar toewijzen en gebruiken dezelfde handtekening. Alleen een globale beheerder kan een Team Inbox instellen.
Wat past in welk abonnement?
| Abonnement | Persoonlijke accounts per gebruiker | Team Inbox |
| Lite | Geen e-mailsynchronisatie | Geen |
| Growth | 1 | Geen |
| Premium | 3 | 1 |
| Ultimate | 5 | 5 |
Wil je ook de prijzen naast elkaar zien? Bekijk dan wat elk Pipedrive-abonnement kost en bevat. Lees onze Pipedrive kosten-pagina.
Een rekenvoorbeeld
Stel dat je zes verkopers hebt en de adressen info@ en support@ wilt koppelen. Dan heb je zes persoonlijke accounts nodig en twee Team Inboxen. Met Premium past er maar één Team Inbox in. Je moet dan kiezen tussen info@ en support@, of overstappen op Ultimate. Een tussenweg is het tweede adres koppelen als persoonlijk account van één collega. Het nadeel is dat het dan afhangt van die ene persoon wat er met de mail gebeurt.
Houd bij het tellen rekening met drie dingen:
- Eén adres, één manier. Een mailadres kun je als persoonlijk account of als Team Inbox koppelen, niet allebei. Heeft een collega info@ al privé gekoppeld, dan stopt die koppeling zodra je het adres als Team Inbox instelt. Die collega leest en verstuurt dan alleen nog mee als hij als deelnemer aan de Team Inbox is toegevoegd.
- Een Team Inbox is nooit je standaardadres. Mail die je vanuit Pipedrive stuurt, gaat dus altijd vanuit een persoonlijk account de deur uit, tenzij je bewust kiest voor het gedeelde adres.
- Stap je later terug naar een lager pakket, dan stoppen de gedeelde koppelingen. Je persoonlijke mailboxen blijven werken. Reken dit dus mee in je keuze en niet pas bij de eerste verlenging.
Een goede vuistregel: begin met de persoonlijke mailboxen van het team dat het eerst gaat werken, voeg daarna het adres toe waar de meeste aanvragen binnenkomen en kijk dan pas of je een tweede gedeeld adres nodig hebt. Twijfel je over het aantal accounts of het pakket? Onze Pipedrive-experts denken mee bij het inrichten van je e-mailkoppeling en de afspraken eromheen. Lees onze implementatie-pagina.
Templates: waar ze wel en niet voor werken
Een template is een voorgeschreven mail met velden die automatisch gevuld worden, zoals de naam van de contactpersoon, het bedrijf of de waarde van de deal. Dat scheelt tijd bij berichten die je vaak stuurt.
Templates werken goed voor:
- De bevestiging na een eerste gesprek
- Het versturen van een offerte met vaste voorwaarden
- Een herinnering als een offerte niet is beantwoord
- De overdracht naar implementatie of levering na een gesloten deal
Templates werken slecht voor het eerste contact. Een koude mail die eruitziet als een sjabloon wordt gelezen als een sjabloon, en die krijgt geen antwoord. Gebruik ze voor de herhalende stappen in je proces, niet voor het moment waarop je iemand voor het eerst moet overtuigen.
Let bij het opzetten op één ding: een template met een veld dat niet gevuld is, verstuurt een mail met een gat erin. Zorg dat de velden die je in een template gebruikt in je proces verplicht gevuld zijn, anders stuur je “Beste ,” de deur uit.
Van mail naar opvolging
Hier zit de echte winst, en het deel dat de meeste teams overslaan. E-mail koppelen zorgt dat je weet wat er is gezegd. Het zorgt er niet voor dat er iets gebeurt.
De gewoonte die het verschil maakt: sluit elke mail af met een activiteit. Verstuur je een offerte, plan dan meteen de opvolging. Krijg je een reactie waarin iemand vraagt om over twee weken terug te komen, zet die activiteit dan direct in het systeem. Een deal zonder geplande vervolgactie is een deal die stilvalt zonder dat iemand het merkt.
“Wij meten bij klanten hoeveel open deals er geen enkele geplande activiteit hebben. Dat getal is bijna altijd hoger dan het management denkt. Dat zijn geen verloren deals, dat zijn vergeten deals.”
Mark Kranenburg – Oprichter Upsmart
Die werkwijze is ook de kern van een goede dagelijkse routine: ’s ochtends de binnengekomen mail koppelen en afhandelen, daarna werken vanuit de lijst met openstaande activiteiten van vandaag.
Veelgemaakte fouten bij het koppelen
Iedereen tegelijk koppelen. Begin met twee of drie mensen, los de vragen op die daar bovenkomen en rol daarna pas uit naar de rest. Een hele afdeling die op dezelfde dag tegen hetzelfde probleem aanloopt, kost je het vertrouwen van het hele team.
Geen afspraak over privé of gedeeld. Zie het vorige hoofdstuk. Dit is de belangrijkste.
Oude mail massaal meenemen. Synchronisatie kan historie ophalen. Doe dat beperkt. Je wilt de context van lopende deals, niet vijf jaar nieuwsbrieven en interne reply-alls in je klantdossier. Dezelfde afweging maak je bij een migratie van je data.
Denken dat de koppeling het werk doet. De koppeling zorgt dat de correspondentie op de juiste plek staat. Of er opgevolgd wordt, hangt af van de afspraken die je maakt en van de activiteiten die je plant.
Veelgestelde vragen over e-mail koppelen aan Pipedrive
Kan ik mijn mailbox koppelen zonder dat collega’s alles kunnen lezen?
Ja. Je kunt per bericht instellen of het privé of gedeeld is, en je kunt een standaard kiezen voor nieuwe berichten. Privéberichten blijven alleen voor jou zichtbaar. Spreek binnen je team af wat de standaard wordt, want dat is wat in de praktijk bepaalt hoeveel er gedeeld wordt.
Wat is het verschil tussen synchronisatie en een BCC-adres?
Bij synchronisatie wordt je mail automatisch gekoppeld en kun je vanuit Pipedrive mailen. Bij een BCC-adres bepaal je per bericht wat er in het systeem komt, door dat adres in de BCC te zetten. Synchronisatie is completer, BCC geeft meer controle. Synchronisatie wint meestal, omdat het niet afhangt van wat iemand op een drukke dag onthoudt.
Werkt de koppeling met Outlook en Gmail?
Ja, Pipedrive koppelt met de gangbare zakelijke mailomgevingen, waaronder Microsoft en Google. Welke mogelijkheden je precies hebt, zoals het aantal gekoppelde mailboxen en het gebruik van groepsmail, hangt af van je abonnement. Dat is het narekenen waard voordat je een pakket kiest.
Verdwijnt mijn mail uit mijn eigen mailprogramma?
Nee. De koppeling maakt een verbinding, het verplaatst niets. Je blijft gewoon in Outlook of Gmail werken als je dat wilt. Het verschil is dat de correspondentie daarnaast ook bij de juiste klant en deal in Pipedrive staat.
Conclusie
E-mail koppelen aan Pipedrive is geen technische klus van een half uur, al duurt het instellen zelf niet langer dan dat. Het is een afspraak binnen je team over wat je deelt en wat je plant. Doe je dat goed, dan staat je klantdossier compleet en valt er niets meer stil doordat iemand vergeet terug te komen.
Wil je de koppeling opzetten zonder dat je team het gevoel krijgt dat er wordt meegekeken? Bij Upsmart richten we de e-mailkoppeling in als onderdeel van de implementatie, inclusief de afspraken over zichtbaarheid en de opvolging die eraan vastzit. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.
