Het is de vraag die in elk eerste gesprek komt en de vraag waar de meeste bureaus omheen draaien. Wat kost dit nou eigenlijk?
Er is een goede reden dat het antwoord zelden meteen komt: er zijn drie kostenposten, en de grootste is niet de post die op de factuur staat. In dit artikel zetten we ze alle drie op een rij, met de bedragen erbij, en rekenen we een voorbeeld door voor een team van vijf.
De drie kostenposten
De licenties. Dat is wat je maandelijks aan Pipedrive betaalt, per gebruiker. Dit is een vaste, doorlopende kostenpost.
De implementatie. Dat is het eenmalige traject waarin het systeem wordt ingericht: licentieadvies, strategie, configuratie, datamigratie en training.
Je eigen uren. Dit is de post die bijna altijd wordt vergeten en die in de praktijk het grootst is. Elk uur dat jij of je team aan de implementatie besteedt, is een uur dat niet aan verkopen wordt besteed.
Die laatste bepaalt of een implementatie goedkoop of duur was, en pas achteraf merk je dat.
Wat de licenties kosten
Pipedrive werkt met vier abonnementen, per licentie per maand bij jaarlijkse facturatie:
| Abonnement | Prijs per gebruiker per maand |
| Lite | €14 |
| Growth | €39 |
| Premium | €59 |
| Ultimate | €79 |
Welk abonnement je nodig hebt, hangt af van wat je wilt doen. Volledige e-mailsynchronisatie zit vanaf Growth. Meer mogelijkheden voor teams, rapportages en aangepaste velden zitten in Premium en hoger. Een volledig overzicht van wat er in welk pakket zit staat op onze pagina over Pipedrive prijzen.
De fout die hier gemaakt wordt: het goedkoopste pakket kiezen en er daarna achter komen dat de functie die je nodig hebt een pakket hoger zit. Bepaal eerst wat je proces moet kunnen, kies daarna het abonnement.
Wat de implementatie kost
Een volledige Pipedrive-implementatie bij Upsmart kost €3.900 voor maximaal vijf gebruikers, en je bent binnen twee weken live. Daar zit het hele traject in: licentieadvies en accountinrichting, strategische workshops over je salesproces, de configuratie, de datamigratie en de training van je team.
Dat bedrag staat open op onze implementatiepagina, en daar is een reden voor. Een traject waarvan je de prijs pas na drie gesprekken hoort, is zelden een traject met een vaste scope.
“Wij zetten de prijs er gewoon bij. Niet omdat het altijd precies dit bedrag is, maar omdat een ondernemer moet kunnen inschatten of dit in zijn orde van grootte past voordat hij een uur aan een gesprek besteedt.”
Mark Kranenburg – Oprichter Upsmart
De post die iedereen vergeet: je eigen uren
Dit is waar het echte geld zit. Hieronder staat de vergelijking van het aantal uren dat jouw organisatie kwijt is, voor vijf gebruikers, in het eerste jaar.
| Onderdeel | Zelf doen | Met Upsmart |
| Licentie-opties uitzoeken | 4 uur | 0,5 uur |
| Strategie | 20 uur | 9 uur |
| Configureren en testen | 80 uur | 0 uur |
| Data migreren | 40 uur | 1 uur |
| Training en onboarding | 100 uur | 20 uur |
| Dagelijks zoekwerk na livegang | 312,5 uur | 0 uur |
| Rapportages maken | 48 uur | 0 uur |
| Totaal | 604,5 uur | 30,5 uur |
Het verschil is 574 uur. Dat zijn ruim vier maandsalarissen aan interne tijd, en dan is de frustratie en de gemiste omzet door een half ingericht systeem nog niet meegerekend.
Let vooral op de regel “dagelijks zoekwerk”. Die 312,5 uur is geen implementatiekost, dat is wat een verkeerd ingericht systeem je elke week blijft kosten. Dat is precies de reden waarom implementatiefouten zo duur zijn: ze staan niet op een factuur, maar ze lopen jaren door.
Een rekenvoorbeeld voor jaar één
Vijf gebruikers op het Growth-abonnement:
- Licenties: 5 × €39 × 12 maanden = €2.340
- Implementatie: €3.900
- Jouw eigen tijdsinvestering: 30,5 uur
- Totaal in jaar één: €6.240
Kies je voor Premium, dan wordt de licentiepost €3.540 en kom je op €7.440 uit. Kies je voor Lite, dan is het €840 en kom je op €4.740.
Vanaf jaar twee vallen de implementatiekosten weg en houd je alleen de licenties over.
Zet daar het alternatief naast. Doe je het zelf, dan betaal je dezelfde licenties, bespaar je €3.900, en kost het je 574 uur extra. Bij een intern uurtarief van €50 is dat €28.700 aan tijd. De vraag is dus niet of een implementatie geld kost, maar welke van de twee rekeningen je liever betaalt.
Wat de prijs omhoog of omlaag kan brengen
Het bedrag van €3.900 gaat uit van vijf gebruikers en een traject van twee weken. Vier dingen beïnvloeden dat.
Het aantal gebruikers. Meer gebruikers betekent meer licenties, een hogere complexiteit van de inrichting en meer trainingstijd.
De staat van je huidige data. Een schone export migreert snel. Een vervuild bestand uit drie systemen kost extra tijd, en dat opschonen is werk dat sowieso moet gebeuren. Hoe dat werkt lees je in ons artikel over data migreren naar Pipedrive.
Het aantal koppelingen. Een standaardkoppeling met je mail en agenda is routine. Een koppeling met een boekhoudpakket of een eigen systeem vraagt maatwerk.
De complexiteit van je salesproces. Eén pipeline met vijf fases is iets anders dan vier pipelines met verschillende teams en goedkeuringsstappen.
Veelgestelde vragen over de kosten van een Pipedrive-implementatie
Kan ik Pipedrive niet gewoon zelf inrichten?
Dat kan zeker, en voor een eenvoudige situatie met één of twee gebruikers is dat ook een redelijke keuze. De rekensom verandert zodra je met een team werkt. Bij vijf gebruikers kost zelf doen volgens onze berekening 604,5 uur tegenover 30,5 uur, en de doorlooptijd gaat van twee weken naar één tot drie maanden.
Zijn er verborgen kosten?
De twee die mensen verrassen zijn een upgrade naar een hoger abonnement omdat een benodigde functie daar pas in zit, en betaalde koppelingen met externe software. Vraag daarom vooraf welk abonnement je nodig hebt voor jouw proces, en welke koppelingen een eigen licentie vereisen.
Hoe lang duurt een implementatie?
Bij Upsmart ga je binnen twee weken live. Doe je het zelf, reken dan op één tot drie maanden. In hoe lang een Pipedrive-implementatie duurt gaan we dieper in op wat die doorlooptijd bepaalt.
Wat gebeurt er na de implementatie?
Na de livegang houd je de licentiekosten. Daarnaast kun je kiezen voor doorlopende ondersteuning, bijvoorbeeld wanneer je proces verandert of wanneer er nieuwe mensen bij komen. Dat is geen verplichting en staat los van het implementatietraject.
Conclusie
Een Pipedrive-implementatie voor vijf gebruikers komt in het eerste jaar neer op €6.240 bij een Growth-abonnement: €2.340 aan licenties en €3.900 voor de implementatie. Het verschil met zelf doen zit niet in die €3.900, maar in de 574 uur die je er niet aan kwijt bent.
Wil je weten wat het voor jouw situatie wordt? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. We rekenen het door op basis van je aantal gebruikers, je huidige data en de koppelingen die je nodig hebt, en je hoort het bedrag in het eerste gesprek.
