De beslissing is gevallen: je gaat over op Pipedrive. En dan komt de vraag waar bijna elke implementatie op vertraagt. Wat doen we met alle data die we al hebben? Jaren aan klantgegevens in Excel, een half gevuld CRM dat niemand meer vertrouwt, en drie collega’s die elk hun eigen lijstje bijhouden.
Een migratie is het moment waarop je die rommel opruimt, of waarop je hem meeneemt naar je nieuwe systeem. Dat verschil bepaalt of je team het nieuwe CRM na drie maanden nog gebruikt. In dit artikel lopen we door wat je meeneemt, wat je achterlaat en in welke volgorde je te werk gaat.
Waarom een migratie misgaat
De meeste migraties mislukken niet op techniek. Het exporteren en importeren van een bestand is het makkelijke deel. Ze mislukken omdat er geen besluit is genomen over wat er mee moet.
Wat er dan gebeurt: iemand exporteert alles, importeert alles, en het nieuwe systeem staat vanaf dag één vol met contactpersonen die al vijf jaar niet gereageerd hebben, deals zonder eigenaar en bedrijven die drie keer voorkomen met een andere schrijfwijze. Het team opent Pipedrive, ziet dezelfde chaos als voorheen, en concludeert dat het nieuwe systeem ook niet werkt.
“Bij elke migratie stellen we dezelfde vraag: welk deel van deze data zou je opnieuw invoeren als je helemaal opnieuw moest beginnen? Alles waarvan het antwoord nee is, hoeft niet mee. Dat scheelt vaak de helft.”
Mark Kranenburg – Oprichter Upsmart
Een migratie is daarmee geen technische klus maar een opschoonmoment. Dat kost vooraf tijd en levert daarna rust op.
Wat neem je wel mee en wat niet
Begin met het onderscheid tussen vier soorten data.
Contactpersonen en organisaties neem je mee, maar alleen de actieve. Een praktische grens is contact in de afgelopen twee jaar. Alles wat ouder is zet je apart in een archiefbestand. Je gooit het niet weg, je laat het alleen buiten je werkomgeving.
Open deals neem je altijd mee. Dat is je lopende omzet en die moet vanaf dag één zichtbaar zijn in je sales pipeline.
Gesloten deals neem je mee als je er iets mee doet. Wil je kunnen rapporteren over je winstpercentage van vorig jaar, dan heb je ze nodig. Gebruik je die cijfers nooit, dan is het ballast.
Notities, e-mails en activiteiten zijn het lastigst. Ze geven context bij een klant, maar ze zijn ook de grootste bron van vervuiling. Een goede middenweg is om alleen de historie van open deals en van klanten uit het afgelopen jaar mee te nemen.
De voorbereiding doe je in het oude systeem
Dit is de stap die het vaakst wordt overgeslagen, en de enige die echt verschil maakt. Je opschoning doe je voordat je exporteert, niet erna.
Loop de volgende punten na in je huidige bestand of CRM:
- Dubbele records. Zoek op bedrijfsnaam en op e-mailadres. Twee keer dezelfde klant met een andere schrijfwijze is de meest voorkomende fout, en na de import is hij veel lastiger op te sporen. We schreven er een apart artikel over: dubbele contacten in Pipedrive opruimen en voorkomen.
- Lege en half gevulde velden. Een kolom die voor tien procent gevuld is, neem je niet mee. Die geeft alleen maar een vals gevoel van compleetheid.
- Velden die niemand gebruikt. In elk oud CRM zitten velden die ooit voor één project zijn aangemaakt. Dit is het moment om ze te laten vallen.
- Inconsistente waarden. “NL”, “Nederland” en “the Netherlands” in dezelfde kolom worden na de import drie verschillende filters.
- Eigenaarschap. Elke open deal heeft een eigenaar nodig. Deals zonder eigenaar verdwijnen na de migratie uit het zicht van iedereen.
Je veldenstructuur bepalen voor je importeert
Pipedrive werkt met vier objecten: personen, organisaties, deals en activiteiten. Je oude data moet je in die vier bakjes verdelen voordat je iets importeert.
De verleiding is groot om elk veld uit je oude systeem één op één over te zetten. Doe dat niet. Bepaal eerst welke velden je nodig hebt om je salesproces te kunnen draaien, en voeg de rest later toe als blijkt dat je ze mist. Een systeem met twaalf goed gevulde velden werkt beter dan een systeem met veertig velden waarvan er acht gevuld zijn.
Let bij het inrichten op drie dingen:
- Gebruik keuzelijsten in plaats van vrije tekst waar het kan. Dat houdt je data schoon en maakt filteren mogelijk.
- Zet verplichte velden pas aan nadat de import klaar is, anders loopt je import vast op records die het veld niet hebben.
- Zorg dat je pipelinefases overeenkomen met hoe je team echt werkt, niet met hoe het oude systeem was ingericht.
De import zelf, stap voor stap
- Maak een testimport met een kleine selectie. Neem vijftig records, importeer ze en controleer wat er gebeurt. Je ziet dan direct of velden goed gekoppeld zijn en of datums en bedragen kloppen.
- Controleer de koppeling van je kolommen. Dit is waar de meeste fouten ontstaan. Een kolom die in het verkeerde veld landt, is achteraf veel werk om te herstellen.
- Importeer in de juiste volgorde. Eerst organisaties, dan personen, dan deals, dan activiteiten. Elk volgend object verwijst naar het vorige, dus andersom werkt niet.
- Importeer de rest pas na akkoord. Als de testimport klopt, draai je de volledige set.
- Controleer de aantallen. Tel in je bronbestand hoeveel organisaties, personen en deals je had en vergelijk dat met wat er in Pipedrive staat. Een verschil is altijd een signaal, nooit toeval.
Na de import: het werk dat er echt toe doet
Je data staat erin. Dat betekent nog niet dat je klaar bent.
Loop de eerste week deze punten na. Klopt de pipeline met wat je verkopers in hun hoofd hebben? Staan de open deals op de juiste fase? Herkent het team zijn eigen klanten terug? Dat laatste is de echte test. Als een verkoper zijn eigen account niet kan vinden, gaat hij terug naar zijn eigen lijstje en ben je het systeem kwijt.
Plan daarnaast meteen de afspraken over hoe je het schoon houdt. Wie voert nieuwe bedrijven in, en volgens welke schrijfwijze? Wat gebeurt er met een deal die een half jaar niet beweegt? Zonder die afspraken staat je systeem over een jaar weer vol met de rommel die je net hebt opgeruimd. Daar hangt ook de adoptie van af: een systeem waar je team op vertrouwt, wordt gebruikt.
Wat een migratie meestal kost aan tijd
Een realistische verdeling voor een MKB-organisatie met een paar duizend records ziet er zo uit. Het opschonen in het oude systeem is het grootste deel van het werk, ongeveer de helft van de tijd. Het inrichten van de velden en de pipeline in Pipedrive is een kwart. De import zelf, inclusief testen en controleren, is het laatste kwart.
Dat verhoudt zich precies omgekeerd tot wat mensen verwachten. De meeste tijd gaat in de voorbereiding zitten, en dat is ook waar hij hoort te zitten. Hoe meer tijd je vooraf besteedt, hoe korter de nasleep.
Veelgestelde vragen over data migreren naar Pipedrive
Kan ik vanuit Excel rechtstreeks importeren in Pipedrive?
Ja. Pipedrive leest spreadsheetbestanden en laat je per kolom aangeven in welk veld de inhoud terecht moet komen. De moeilijkheid zit niet in het importeren maar in de voorbereiding: je bestand moet één rij per record hebben, consistente kolomkoppen, en geen samengevoegde cellen of tussenkopjes. Een Excel die voor mensen leesbaar is, is vaak niet geschikt voor een import.
Hoe voorkom ik dubbele records bij de import?
Door vooraf te ontdubbelen in je bronbestand, op bedrijfsnaam én op e-mailadres. Importeer daarna in de juiste volgorde, zodat personen aan bestaande organisaties worden gekoppeld in plaats van dat er nieuwe worden aangemaakt. Controleer na de import steekproefsgewijs op je grootste klanten, want daar komen dubbelingen het vaakst voor.
Moet ik mijn hele historie meenemen?
Nee, en meestal is dat ook niet verstandig. Neem open deals altijd mee, en gesloten deals alleen als je erover wilt rapporteren. Oude contactpersonen zonder recente activiteit kun je in een archiefbestand bewaren. Je gooit niets weg, je houdt alleen je werkomgeving overzichtelijk.
Hoe lang duurt een migratie?
Dat hangt vooral af van de staat van je huidige data, niet van de hoeveelheid. Een schoon bestand van tienduizend records migreert sneller dan een vervuild bestand van duizend. Reken erop dat ongeveer de helft van de tijd in het opschonen gaat zitten. In ons artikel over hoe lang een Pipedrive-implementatie duurt gaan we daar dieper op in.
Conclusie
Een migratie naar Pipedrive is vooral een opruimklus, en pas daarna een technische klus. De vraag is niet hoe je je data overzet, maar welk deel ervan je nog wilt hebben. Wie die vraag vooraf beantwoordt, start met een systeem dat klopt. Wie hem overslaat, verhuist zijn rommel naar een nieuw adres.
Wil je zeker weten dat je met een schone basis begint? Bij Upsmart doen we de migratie als vast onderdeel van elke implementatie, inclusief het opschonen vooraf en een testimport voordat er iets definitief in gaat. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie.
